Как легко и просто систематизировать первичные документы
Главный труд предпринимателя — зарабатывать деньги. Времени на работу с документами ну совершенно нет! Поэтому у среднестатистического предпринимателя хранение первички часто выглядит так: договоры, счета, акты и накладные валяются в одной хаотично упорядоченной кучке:
Выбрасывать первичную документацию нельзя — закон обязует хранить её 4 года. Да и вам документы могут пригодиться. Мало ли, придётся с хитрым поставщиком выяснять отношения. Поэтому нужно хранить, но не как попало, а красиво и аккуратно. Мы храним кучу первички наших клиентов и выработали собственный подход. Им и поделимся, не погружаясь в дебри. Ведь главное — чтобы было легко и быстро.Возможно, хранением первички в вашей компании занимается кто-то другой. Перешлите этот пост ответственному сотруднику, и через неделю-другую в документах будет полный порядок.
Если есть сканер, лучше сразу засунуть в него пачку с документами и сохранить сканы на компьютере. Ещё лучше — в облаке. Пригодится на будущее.
Теперь разложим всё по категориям.
Пришёл новый документ — укладываем его в соответствующий файлик. Чтобы не путаться в месяцах, пишем на бумажном стикере название или номер месяца и клеим к файлику.
В итоге получается вот такая красота
Выбрасывать первичную документацию нельзя — закон обязует хранить её 4 года. Да и вам документы могут пригодиться. Мало ли, придётся с хитрым поставщиком выяснять отношения. Поэтому нужно хранить, но не как попало, а красиво и аккуратно. Мы храним кучу первички наших клиентов и выработали собственный подход. Им и поделимся, не погружаясь в дебри. Ведь главное — чтобы было легко и быстро.Возможно, хранением первички в вашей компании занимается кто-то другой. Перешлите этот пост ответственному сотруднику, и через неделю-другую в документах будет полный порядок.
Если есть сканер, лучше сразу засунуть в него пачку с документами и сохранить сканы на компьютере. Ещё лучше — в облаке. Пригодится на будущее.
Набор для хранителя первички обойдётся примерно в 510 рублей. Нам понадобятся:
- Пластиковый скоросшиватель (60 рублей)
- Пластиковые цветные разделители (140 рублей)
- Файлики (145 рублей за пачку)
- Бумажные самоклеящиеся стикеры (130 рублей)
- Маркер (35 рублей)
Теперь возьмёмся за оригиналы
На пластиковых разделителях пишем вид первички. Мы используем такие категории:- Покупки (в них складываем счета, акты, накладные, счета-фактуры и прочее, что относится к покупкам и поставщикам).
- Продажи (то же самое что в Покупках, но от покупателей).
- Касса (чеки, квитанции от такси, посадочные талоны и прочие штуки, которые нам дают в обычных магазинах).
- Отчётность (даже если сдаёте отчётность через интернет, полезно её распечатать, бухгалтерам нравится).
- И, например, сотрудники (трудовые договоры и прочее).
Теперь разложим всё по категориям.
Пришёл новый документ — укладываем его в соответствующий файлик. Чтобы не путаться в месяцах, пишем на бумажном стикере название или номер месяца и клеим к файлику.
В итоге получается вот такая красота
Сервис поддержки клиентов работает на платформе UserEcho
